Luulen tietäväni mistä kirjoitan, koska olen toiminut tapahtumaturvallisuuden parissa jo yli 30 vuotta. Kokemusta on tullut myös tapahtumatuotantopuolelta, joten olen nähnyt myös sen kolikon toisen puolen. Joskus olen jopa ehtinyt olemaan tapahtumassa asiakkaanakin. Isoimpien tapahtumien ollessa Provinssin kokoluokkaa, olen päässyt toteuttamaan turvallisuustuotantoa isoillakin resursseilla. Turvallisuusajattelu tapahtumissa on viime aikoina ollut hyvinkin pinnalla erinäköisten tapahtumien vuoksi. Niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa. Trendit ja painotukset ovat vuosien aikaan muuttuneet, mutta itse ydinalueet ovat pysyneet vakioina.
Tapahtuman turvallisuussuunnittelu alkaa samoihin aikoihin, kun itse tapahtumankin suunnittelu. Se kulkee tapahtuman tuotantosuunnittelun rinnalla läpi koko suunnitteluvaiheen. Parhaimmillaan suunnittelu on kommunikointia eri osapuolten kanssa, niin että turvallisuusajattelu otetaan kaikissa suunnitelmissa huomioon. Luonnollisesti tapahtuman lähentyessä työmäärä nousee, mutta aloitus lähtee isoissa tapahtumissa jo vuotta aikaisemmin. Usein jo silloin, kun edellistä vastaavanlaista tapahtumaa toteutetaan.
Luonnollisesti suunnitteluun osallistuu myös viranomaiset. Eri viranomaisille esitellään turvallisuussuunnitelman kohteita ja yhdessä pohditaan kaikista parhaimmat lähtökohdat turvallisen tapahtuman toteutukseen. Näissä palavereissa syvällisesti mietitään riskiarvion mukaiset vaihtoehdot, jotka jalostuvat eri toimintaohjeisiin turvallisuusjohdolle ja esimerkiksi järjestyksenvalvojien esimiehille. Oikeanlaisen riskikartoituksen tekeminen on tapahtumaturvallisuuden tärkein vaihe.
Turvallisuussuunnittelun edetessä suunnitelmaan järjestyksenvalvojien käytöstä konkretisoituu viimeistään tapahtuman läpivienti. Oikeanlainen resursointi järjestyksenvalvojien määrässä taas näkyy suoraan asiakkaiden viihtyvyydessä. Silloin kun asiakkailla on turvallinen olo tapahtumassa ja he saavat apua tilanteeseen kuin tilanteeseen, tapahtumajärjestäjä sijoittaa tulevaisuuteen. Tämä on huomattu monessa tapahtumassa, että jos miehitys on kohdallaan, niin työntekijöiden ilme ja tekeminen on asiakaspalvelunäkökulmasta katsottuna huomattavasti positiivisempi. Jos taas ei ole, niin asiakasviihtyvyyden lisäksi, voi vaikuttaa jopa turvallisuustilanteeseen. Edellä mainittu taas tuo niitä tärkeitä positiivisia palautteita ja näin ollen tapahtuma saa seuraavana vuonna jatkoa.
Siinä mielessä olen tällä hetkellä hyvin tyytyväinen, koska edustamani yritys toimii laajalla rintamalla turvallisuusalalla ja pitkällä kokemuksella. NYQS on tehnyt tapahtumaturvallisuuteen liittyen sellaisten toimijoiden kanssa sopimuksia, kenen kanssa on mukava toimia ja niiden kanssa on päästy aina hyviin neuvottelutuloksiin. Organisaatiossamme on tekemisen meininki ja yhteishenki on todella korkea.
Tapahtumien turvallisuuspäällikkönä annan muutaman vinkin festarikävijöille:
- Tutustu tapahtuman nettisivuihin ja siellä oleviin turvallisuusohjeisiin
- Kysy neuvoja järjestyksenvalvojilta tarvittaessa
- Nauti nestettä (muutakin kuin alkoholia)
- Muista sään mukainen varustus
- Pidä kaverista huolta
- Muista kuulonsuojaus
- Kohtuu päihteissä
- Paljon iloista mieltä
- Käteistä myös vähän mukaan (isoissa tapahtumissa joskus maksuliikenne pettää)
- Sovi tapaamispaikka ystävän kanssa, koska GSM-verkko ei aina toimi
Edellä mainitut kun muistaa pitää mielessä, niin tapahtumasta tulee itselle sellainen kokemus mitä on mukava sitten myöhemmin muistella. Muistakaa, että järjestyksenvalvojat ja muu henkilökunta on asiakkaita varten, joten apua saa pulmaan kuin pulmaan.
Joskus tapahtumaturvallisuus nähdään pakollisena paheena tapahtuman tuottajien näkökulmasta, mutta niin kuin edellä on kirjoitettu, se on parhaimmillaan kustannuksia säästävä pitkässä juoksussa ja tapahtumalla on onnistumisen edellytykset tulevinakin vuosina. NYQS organisaationa tuottaa tapahtuman turvallisuusasiat tuottajille tarvittaessa avaimet käteen periaatteella. Näin ollen palautettakin voi antaa suoraan yhdelle organisaatiolle. Tästä on myös usein hyötyä tapahtuman tuottajalle, koska joskus resursointi on mennyt pieleen ja NYQS organisaationa on hyvin joustava. Resursseja tarvittaessa lisätään tai vähennetään vaikka kesken tapahtumaa.
Kaiken kaikkiaan työskentelen sekä asiakkaita varten, että myös toimeksiantajaa varten.
Timo Ristimäki
NYQS Oy
Turvallisuuspäällikkö
