Tietosuojaseloste

NYQS Oy Tietosuojaseloste

NYQS-KONSERNIN TIETOSUOJASELOSTE
 

NYQS Oy, NYQS Vartiointi Oy, NYQS Security Oy, NYQS Turvatekniikka Oy sekä NYQS Botnia Oy Ab (jäljempänä yhdessä ”NYQS”) käsittelevät asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa tai näiden edustajien sekä verkkosivujensa nyqs.fi vierailijoiden henkilötietoja. 

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan millaisia henkilötietoja NYQS käsittelee, miten henkilötietoja käsitellään ja miten voit käyttää omiin henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia. 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, mikäli se on toiminnassamme tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista. Mikäli tietosuojaselosteeseen tehdään muutoksia, pyrimme informoimaan henkilöitä, joita muutokset koskevat. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy kuitenkin aina verkkosivuiltamme. 

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 30.11.2023.

Tietosuojaselosteen osat: 

Rekisterinpitäjät ja niiden yhteystiedot 
Henkilötietojen kerääminen ja käsiteltävät henkilötiedot 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietojen säilytysajat 
Tietoturvallisuus 
Rekisteröityjen oikeudet 
Evästepolitiikka ja verkkoliikenteen analysointi

REKISTERINPITÄJÄT JA NIIDEN YHTEYSTIEDOT

NYQS Oy 
Y-tunnus: 2011502-4 
Postiosoite: Rengastie 44, 60120 Seinäjoki

NYQS Vartiointi Oy 
Y-tunnus: 3008973-9
Postiosoite: Rengastie 44, 60120 Seinäjoki 

NYQS Security Oy 
Y-tunnus: 3008655-4
Postiosoite: Rengastie 44, 60120 Seinäjoki 

NYQS Turvatekniikka Oy 
Y-tunnus: 3008979-8
Postiosoite: Rengastie 44, 60120 Seinäjoki 

NYQS Botnia Oy Ab 
Y-tunnus: 3249159-6
Postiosoite: c/o Vaasan Tammipiha, 2 krs, Pitkäkatu 28-30, 65100 Vaasa

Rekisterinpitäjänä toimii aina se konserniyhtiö, jonka kanssa olet tehnyt tai sopimuksen tai jonka asiakasta tai muuta yhteistyökumppania edustat. Markkinoinnin osalta yhtiöt toimivat yhteisrekisterinpitäjinä.

Tietosuojasta vastaava henkilö on Jani Ylimäki (jani.ylimaki@nyqs.fi)

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

NYQS toimii turvallisuus- ja vartiointialalla. Keräämme henkilötietoja alalle tyypillisesti monesta lähteestä. Henkilötietoja pyritään kuitenkin keräämään ja säilyttämään vain sen verran ja sen aikaa, kuin se on välttämätöntä turvallisuuden, toimintamme ja liiketoimintamme kannalta. 

Osa NYQS:n keräämistä henkilötiedoista on saatu suoraan asiakkailta ja verkkosivujen käyttäjiltä. Henkilötietoja kerätään myös muiden lähteiden, kuten NYQS:n oman hälytyskeskuksen kautta tulleiden puheluiden kautta. Markkinointitarkoituksia varten voimme kerätä tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten nettisivuilta. 

Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi nimitiedot, osoitteet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot, tiedot mahdollisesti edustetusta organisaatiosta, laskutustiedot sekä verkkosivuilla käytettävien evästeiden keräämät tiedot, kuten IP-osoite.

Verkkosivujemme kautta otamme vastaan myös työhakemuksia, jossa vastaanotamme myös epäsuoraan kolmansien osapuolien henkilötietoja suosittelijoiden osalta. Työhakemuksia ja muita rekrytointiprosessiin liittyviä tietoja säilytetään kahden vuoden ajan valintapäätöksen tiedottamisesta tai avoimen hakemuksen jättämisestä.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme henkilötietoja vartiointi- ja turvallisuustehtävien, laskutuksen, markkinoinnin ja asiakasviestinnän, verkkosivujemme analytiikan sekä muiden liiketoiminnan toimenpiteiden tarkoituksiin. Käsittelemme henkilötietoja myös sopimusten valmistelussa tai tapauksissa, joissa laki sitä vaatii. 

Operatiivisen toimintaamme liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yksityisasiakkaiden osalta sopimuksen täytäntöönpano ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta oikeutettu etumme (liiketoiminnan harjoittaminen)

Markkinointitoimenpiteisiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on antamasi suostumus tai oikeutettu etumme (liiketoiminnan edistäminen).

Käsittelemme henkilötietoja myös kirjanpitolain (1336/1997) sekä yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (1085/2015) mukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi.

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista lain tai sopimuksen nojalla. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys sopimuksen tekemiseksi sekä palvelujemme tarjoamiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

4. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Voimme luovuttaa henkilötietoja sellaisille käyttämillemme ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme antamamme ohjeistuksen mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi käyttämiemme ohjelmistojen palveluntarjoajat. Edellytämme, että henkilötietojen käsittelijät noudattavat tietosuojalainsäädäntöä sekä asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää luovuttamiamme henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Turvallisuusalan luonteen vuoksi voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille turvallisuuden varmistamiseksi, työtehtävien suorittamiseksi tai viranomaisen määräyksen vuoksi. 

Säilytämme henkilötietoja Suomessa sijaitsevilla palvelimilla eikä henkilötietoja pääsääntöisesti luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jotkin käyttämämme henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alihankkijat ovat sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi meidän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten sekä lakisääteisten velvoitteidemme toteuttamiseksi. Lähtökohtaisesti säilytämme tiedot asiakkuuden jatkuessa. Vartiointitoimintaan liittyviä tapahtumailmoituksia säilytetään yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain mukaisesti kaksi (2) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona ilmoitus on tehty.

Kirjanpitolain (1336/1997) mukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.

Evästeiden keräämiä tietoja säilytetään evästeilmoituksessa ilmoitetun mukaisesti.

6. TIETOTURVALLISUUS

Turvallisuusalan yrityksenä myös tietoturvallisuudesta huolehtiminen on meille avainasioita. Käytämme hallinnollisia, teknisiä sekä fyysisiä menetelmiä tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Yhteistyökumppanimme huolehtivat datan ja tietosisällön turvaamisesta mm. tietojen salaamisen, palomuurien, turvallisten tilojen ja rajoitettujen pääsyoikeuksien avulla. 

Omalta osaltamme varmistamme, että vain henkilöt, joilla tulee olla työtehtävän myötä perusteltu pääsy henkilötietoihin, on käyttöoikeudet kyseisiin tietojärjestelmiin. Käyttäjällä on aina henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. 

Mikään tietoturvallisuutta ja tietosuojaa koskeva varotoimi ei kuitenkaan voi olla täysin varma. Mikäli kaikista toimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jossa henkilötietoja voi vaarantua, ilmoitamme loukkauksesta lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville henkilöille ja muille osapuolille, joita loukkaus voi koskea. Tietosuojalainsäädännön niin vaatiessa, ilmoitamme loukkauksesta myös viranomaisille niin pian kuin mahdollista. 

7. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Yleistä

Voit käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuun yhteyshenkilöön sähköpostitse.

Ilmoitamme sinulle pyyntösi nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Sinulle ilmoitetaan myös, mikäli emme jostain syystä tule toteuttamaan pyyntöäsi.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti sinulle maksutonta.

Huomaathan, että voimme oikeuksiesi toteuttamiseksi joutua pyytämään sinulta lisätietoja, jotta voimme tunnistaa sinut riittävällä tavalla.

2. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Voit pyytää meiltä vahvistuksen siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Voit pyytää meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja päästä näihin henkilötietoihin käsiksi.

3. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Voit pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään henkilötietojasi, mikäli ne ovat mielestäsi epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Huomaathan, että emme kaikissa tilanteissa voi poistaa tietojasi, mikäli niiden säilyttäminen on meille lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.

4. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa annetun suostumuksen.

5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, jos olet kiistänyt tietojesi paikkansapitävyyden, ja varmistamme tietojesi paikkansapitävyyttä.

Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tietojasi voidaan käsitellä vain hyvin rajatuilla, tietosuojalainsäädännössä määritellyillä perusteilla.

6. Vastustamisoikeus

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Tällöin emme saa enää käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellemme voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun oikeutesi rekisteröitynä.

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset suoraan kanssasi rekisteröidyn kaikkia oikeuksia kunnioittaen. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi. Voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

8. EVÄSTEPOLITIIKKA JA VERKKOLIIKENTEEN ANALYSOINTI

Eväste on käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle lähetettävä ja siellä säilytettävä pieni tekstitiedosto, jonka avulla sivuston ylläpitäjä voi tunnistaa sivuilla vierailevan käyttäjän laitteen. Evästeiden avulla voidaan sivuston toimivuutta kehittää käyttäjäkokemuksen parantamiseen, vierailijoiden seurantaan, markkinoinnin kohdentamiseen ja yhdistelmätiedon keräämiseen kävijöistä. 

Evästeet eivät vahingoita tietokonetta tai sillä olevia tiedostoja. NYQS käyttää evästeitä verkkosivuston kehittämiseen ja verkkoanalytiikkapalveluihin. Verkkoanalytiikkapalveluja, kuten Google Analyticsiä käytetään vierailijoiden analytiikkatietojen kokoamiseen. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen perusteella eikä analytiikkatietoja käytetä markkinointitarkoituksiin yksittäisten käyttäjien osalta. 

Voit hallinnoida verkkosivustollamme käytettäviä evästeitä sivustolla näkyvän evästeilmoituksen avulla. Muita kuin välttämättömiä evästeitä ei käytetä, ellet ole siihen erikseen suostunut. Huomaathan, että emme välttämättä kykene tarjoamaan sinulle tiettyjä palveluita etkä välttämättä pysty näkemään tiettyjä verkkosivuston osia, mikäli kaikkia evästeitä ei ole sallittu.